無料ソフト・サービスを使って複数PCで情報を共有 のバックアップ(No.2)

更新


公開メモ

お断り

以下はだれでも無料で利用できるサービスの紹介になっていますが、 それらの多くは商用サービスです。

私はこれらのサービスを提供している会社との個人的なつながりは無く、 あくまで便利なツールを探す利用者の視点で有用と感じた事実を述べて いるものです。

これらのサービスの広告を行う意図の無いことをお断りしておきます。

目的

無料のソフトやWebサービスを利用して、 複数のPC上の情報を共有し、どのPCからでも 最新の情報にアクセス可能な環境を作りたい。

共有したい情報:

  • 受信メール
  • アドレス帳(メール)
  • カレンダー
  • TODO
  • ブックマーク(Web)
  • メモ情報(Webクリップ・覚書)

解決すべき問題

普段から仕事に使うPCには、 自分で作成した文書ファイルや測定データなどのほか、 受け取ったメールや予定表情報(カレンダーやTODOリスト) などの情報がどんどん蓄積されていきます。

これらの情報は普通、そのPC内部のハードディスクに 保存されているため、自宅や実験室などで他のPCを使って 作業していると、普段当たり前のように参照する情報に 手が届かず、歯がゆい思いをすることが良くあります。

ワープロ文書や測定データなど、 ファイルの形で保存されている情報は、 USBスティックやリムーバブルディスクに入れて 持ち歩くこともできますし、 Windowsのフォルダ共有機能や、 ftp あるいは SSH によるファイル転送機能を 使うことで、インターネット経由で取り寄せることも 可能です。

これに対して、ブラウザのブックマークや、 予定表情報(カレンダーやTodoリスト)、 メールソフトのアドレス帳などは、 複数PCで情報を共有することが難しいです。

これは、これらの情報が文書ファイルの形で 保存されているものでないことが1つの理由ですが、 より本質的な問題はこれらの情報の更新頻度が非常に 高いことにあります。

たとえば、あるPCでアドレス帳に新しいアドレスを 登録した後、この変更を反映しないまま、別のPCの アドレス帳に他のアドレスを登録してしまうようなことが 頻繁に起こります。

そうなると、もはや一方のアドレス帳でもう一方を 上書きするというような簡単な方法では最新の情報を 両方のPCで共有することができなくなってしまうわけです。

解決法:データを常にサーバー上に置いておく

このように頻繁に変更を受けるデータを複数PCで共有するためには、 データそのものを1つのサーバに置いて、各PCからはそのサーバの 情報を参照・変更する形が最適です。

最新のフリーソフトウェアや無料のWebサービスを組み合わせることで、 そのような使い方が簡単にできるようになりました。

具体的に、私は下記の組み合わせを使っています。

これらは、[使用ソフト] ⇔ [Webサービス] の形で書いてあります。

使用ソフトにはアドオン(機能拡張)を追加しなければならない場合があり、 その場合には、[メインのソフト] + [機能拡張] の形で書いてあります。

以下でこれらについて詳しく説明します。

個々の詳しい情報

受信メール

一般的に使われているほとんどのメールサーバは、POP3 と呼ばれる形式で メールソフト(メーラー)と通信を行っています。

このようなサーバー(POP3 サーバー)では、サーバーはメーラーでメールを受信するまで 一時的にメールを保管しますが、受信後はサーバーからメールが消えてしまいます。

したがって、あるPCでメールを受信してしまうと、他のPCからサーバーにアクセス したときにはすでにサーバーにメールは無く、メールを読むことができません。

メーラーには、「受信後もメールをサーバーに残す」設定ができるものがあり、 この設定をONにしておけば、同じメールを複数のPCへダウンロードすることが できます。しかし、いつかサーバーからメールを消さないと、 サーバーにはどんどんメールが溜まっていくことになります。

もともとPOP3サーバーはこのような使い方(サーバーに多数のメールをためておく) を想定して作られていませんので、数百通もメールが溜まってしまうと、サーバーに 非常に大きな負担がかかり、場合によっては同じサーバーを使う他のユーザーを 巻き込んで、サーバーの不具合を起こしてしまうようなことが起こってしまいます。

これに対して、IMAP という形式でメーラーとやり取りする、新しいタイプのメール サーバーが考案されました。

この IMAP 形式のサーバーは、もともとメールをすべてサーバーに置いておき、 必要に応じてダウンロードして読む使い方を想定して作られたもので、サーバー 上に何万通のメールがあろうが軽快に動作するのは当然として、サーバー上に 複数のフォルダを作成して、メールを分類するような機能も持っています。

Microsoft の Outlook や Mozilla の Thunderbird はこの IMAP 形式の サーバーに対応しているため、POP3 ではなく IMAP 形式のサーバーを使うだけで、 複数PCで受信メールを共有したいという目的は、フォルダ分けなどの状態も 含めて完全な形で実現可能です。

ただ、今でも多くのメールサーバーは POP3 形式しか受け付けませんので、 自分で IMAP 形式のメールサーバーを立ち上げられる人以外は、この恩恵を 受けるのが難しいのがこれまででした。(私自身、しかたなく自分の 管理するサーバにIMAPサーバーを立てて利用していました)

ところが、最近 Google Mail が IMAP に対応しため、誰でも気軽に IMAP によるメール管理が可能になったのだそうです。

Thunderbirdを究極のGmail IMAPクライアントにする:
http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0805/14/news112.html

設定方法などは上記のリンクをたどればそれほど難しくなく できると思います。

リンク:


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